Það er mikilvægt að undirbúa upplýsingaleitina vel, þannig sparast mikill tími og betri árangur næst.

1. Gott er að skilgreina upplýsingaþörfina með því að spyrja sig eftirfarandi spurninga:

Sjá einnig Kafla 2

2. Veljið leitarorð sem lýsa viðfangsefninu

 3. Skoðið leitarmöguleikana

Notið hjálpina (e. help, info) efnisorðalista eða aðrar leiðbeiningar!

Til þess að ná fram markvissum niðurstöðum og hæfilegu magni upplýsinga er nauðsynlegt að notfæra sér möguleika gagnasafnsins til að afmarka leitina.

4. Veljið gagnasöfn sem hæfa efninu, þyngdarstigi o.þ.h.

Flest bókasöfn hafa stafrófsraðaðan og/eða efnisflokkaðan lista yfir þau gagnasöfn sem þau gefa aðgang að.

5. Bætið leitaraðferðina með víkkun eða þrengingu leitar

Hér eru nokkur dæmi um þrengingu leitar:

Tímamörk
Hægt er að takmarka leit í flestum gagnasöfnum með því að tiltaka frá hvaða tímabili heimildir skulu vera, t.d. frá síðustu tveimur árum ef það skiptir máli að upplýsingarnar séu sem nýjastar. Oft eru gagnasöfn þannig uppsett að hægt er að leita í efni frá mismunandi tímabilum.

Landfræðileg afmörkun
Ef efnisleitin snertir sérstaka landfræðilega eða menningarlega þætti þá er vert að skoða hvort ekki sé hægt að leita einungis í landfræðilega skiptu gagnasafni.

Tungumál
Mörg gagnasöfn gefa möguleika á að takmarka leit við tungumál. Hafið í huga að íslenskir sérfræðingar skrifa á mörgum tungumálum, sérstaklega ensku.

Nýjar heimildir
Í mörgum gagnasöfnum er hægt að takmarka leit við nýjustu færslurnar í safninu.

Yfirlitsgreinar
Oft er hægt að leita eingöngu að yfirlitsgreinum. Þær eru samantekt á ákveðnu efni og rannsóknarsviði. Þær kallast t.d. „reviews...“, „progress …“ eða „advances…“.

Ritrýndar greinar (e. peer review)
Greinar sem eru metnar af sérfræðingum í viðkomandi fræðigrein áður en þær eru gefnar út.

Tímaritaleit
Við tímaritaleit er leitað að grein úr ákveðnu tímariti.

Altextagreinar
Leit takmarkast við greinar sem birtar eru í fullri lengd í viðkomandi gagnasafni.

Samsett leit
Leitarorðin eru tengd saman með smáorðum eða táknum sem notuð eru í stað stafa eða orðhluta (Boole-leit). Algengustu tengingar og tákn eru:

AND/OG leitar að gögnum sem innihalda bæði/öll leitarorðin.

NEAR/NÁLÆGT leitar að gögnum þar sem leitarorðin standa í ákveðinni fjarlægð frá hvort öðru.
NOT/EKKI þrengir leitina þannig að tiltekið orð eða setning má ekki vera í greininni.

Hér eru nokkur dæmi um víkkun leitar:

Samheitaleit
Algengasta aðferð við víkkun leitar er að setja saman nokkur orð, t.d. samheiti með OR/EÐA.Þá er leitað að gögnum sem innihalda eitthvert leitarorðanna.

Stýfing/orðstofnaleit (e. truncation)
Annar möguleiki á að víkka leit er að nota stýfingu. Algengustu stýfingartáknin eru * $ ! ?. Oftast er * notuð en nauðsynlegt er að skoða hjálpartexta gagnasafns til að sjá hvaða tákn eru notuð í viðkomandi gagnasafni. Með stýfingunni, sem merkir að tekið er aftan af orðinu, er hægt að víkka leitina þannig að öll orð finnast sem byrja á sama orðstofni en hafa mismunandi endingar. Með því að slá inn kon* finnur leitarvélin t.d. kona, konur, konungur, konfekt. Í sumum gagnasöfnum er stýfingin innbyggð.

6. Einföld leit

Atriðisorðaskrá (e. index).
Í mörgum gagnasöfnum er atriðisorðaskrá og er hún listi yfir öll leitarhæf orð gagnasafnsins, t.d. höfundanöfn. Í sumum gagnasöfnum eru öll sérnöfn/skírnarnöfn en í öðrum eru einungis notaðir upphafsstafir sérnafns höfunda. Best er að skrifa leitarorðið á sama hátt og það er skráð í gagnasafnið.

Leit í sviðum.
Hægt er að leita að upplýsingum í tilteknum sviðum færslunnar, t.d. einungis í höfundasviðinu eða tímaritasviðinu. Góður valkostur er að leita í efnissviðinu og notfæra sér efnisorðalista gagnasafnsins.

Efnisorðaleit – efnisleit. Við efnisorðaleit er leitað að öllum greinum sem hafa tiltekið efnisorð (orð sem lýsir innihaldi greinarinnar).
Til viðbótar þeim efnisorðum sem notuð eru við leitina er gott að athuga hvort gagnasafnið hefur sett upp samheitasafn eða kerfisbundinn efnisorðalykil (e. thesaurus) og bera það saman við eigið val á leitarorðum. Kosturinn við slíkt orðasafn er að þá er komið í veg fyrir að notuð séu mismunandi orð. Í efnisorðalistum er efnisorðunum skipað niður í stigveldi, þ.e. frá víðari merkingu til þrengri merkingar. Þar er einnig að finna tilvísanir þannig að notandinn er leiddur áfram að rétta leitarorðinu. Algengt er að aðgangur að slíkum lyklum sé á upphafssíðu gagnasafnsins.

7. Reynsluleit

Metið gæði leitarinnar með því að skoða titla og efnisorð færslnanna.
Notið þau efnisorð sem upp koma í völdum færslum og hefjið nýja leit með þau sem leitarorð.
Ef sama höfundarnafn kemur upp nokkrum sinnum, notið það sem nýtt leitarorð.
Ef ákveðið tímarit kemur oft fram í leit má leita að því í tímaritasviðinu. Ef til vill eru fleiri greinar um efnið þar að finna.

8. Framkvæmd leitar

Veljið útprentunarform. Í sumum gagnasöfnum er mögulegt að velja form á útprentuninni, t.d. einungis titla, eða titla + útdrátt. Oft eru tenglar frá bókfræðilegum tilvísunum sem vísa í frekari upplýsingar um hvaða bókasöfn hafa viðkomandi gögn eða tilvísun í önnur gagnasöfn þar sem hægt er að fá heimildina í fullri lengd.

Sums staðar er hægt að velja á hvaða formi upplýsingarnar eiga að vera. Á PDF-formi lítur uppsetningin/útprentunin eins út og í prentaðri útgáfu tímaritsins með myndum, lit og töflum. Á HTML-formi líkist uppsetningin meira ritvinnsluskjali og er oft án mynda, línurita o.þ.h.

Prentið út á pappír, vistið á minnislykil eða á eigin heimasvæði eða sendið tilvísunina á eigin tölvupóstfang (e. e-mail).  

9. Mat á niðurstöðum

Ef leitin heppnast vel má athuga hvort hægt sé að vista leitarferlið (e. search history) í gagnasafninu og fá sjálfkrafa og reglubundna uppfærslu í framtíðinni. Þetta kallast vaki eða árvekniþjónusta (e. SDI Alert eða Auto Alert).
Endurskoðaðu leitaraðferðir eða hafðu samband við bókasafnsfræðing ef þú ert óánægð/ur með niðurstöður leitarinnar.