Fulltrúaráð
Skráningarráð
Fulltrúar Aleflis í skráningarráði 2017-2018
Áslaug Þorfinnsdóttir, Bókasafni Hafnarfjarðar
Rósa S. Jónsdóttir, Bókasafni Orkustofnunar
Þóra Sigurbjörnsdóttir, Borgarbókasafni
Netfang skráningarráðs: [email protected]
Eldri fulltrúar í skráningarráði
Hlutverk skráningarráðs
- Að vera samstarfsvettvangur Landskerfis bókasafna og bókasafna landsins varðandi notkun og uppbyggingu kerfisins hér á landi.
- Að vera Landskerfi bókasafna til ráðuneytis varðandi aðlögun og þróun Gegnis.
- Að marka stefnu, fylgjast með þróun og setja verklagsreglur um bókfræðilega skráningu, meðferð flokkstalna og lyklun (efnisorðagerð og efnisorðagjöf) í samræmi við alþjóðlegar reglur og staðla. Skráningarráð tekur saman lista um staðla, handbækur og þær reglur sem styðjast á við.
- Að móta aðferðir við að fylgjast með skráningu í kerfinu með það að markmiði að tryggja gæði og samræmingu bókfræðilegra gagna í kerfinu. Öllum sem skrá í Gegni ber að hlíta þeim reglum sem skráningarráð setur og framfylgja mótaðri gæðastefnu.
- Að skilgreina þær kröfur, sem gerðar eru til skrásetjara, til að öðlast skráningarheimild (mismunandi réttindastig hugsanleg). Landskerfi bókasafna úthlutar einstaklingum skráningarréttindum í samræmi við kröfur skráningarráðs og afturkallar þau ef tilefni reynist til. Skráningarráð sker úr um ágreiningsmál varðandi skráningarheimildir.
- Að skera úr um ágreining varðandi skráningu og efnislyklun (efnisorðagerð og efnisorðagjöf).
- Að semja verklagsreglur um þróun kerfisbundins efnisorðalykils (thesaurus) sem byggir á Kerfisbundnum efnisorðalykli fyrir bókasöfn og upplýsingamiðstöðvar, 3. útg. (Rv. 2001) og Samningi um gerð kerfisbundinnar efnisorðaskrár milli menntamálaráðuneytis og Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns dags. 4. september 2001. Ennfremur að marka stefnu um notkun efnisorðalykilsins til að sem mest samræming náist í beitingu hans. Skráningarráð skal velja hugbúnað sem hentar við gerð efnisorðalykilsins þannig að hann verði aðgengilegur samstarfsaðilum á Netinu.
- Að velja þau erlendu bókfræðilegu gagnasöfn sem aðgengileg verða í gegnum Landskerfi bókasafna.
- Að skipa í vinnuhópa um skráningu og efnislyklun eftir því sem þörf krefur, s.s. um skráningu á tónlistarefni og stjórnarprenti og um lýsigögn, ennfremur um efnisorðagerð fyrir bókmenntir, tónlist og sérhæfða efnisflokka á sviði vísinda og tækni.
- Að koma á verkaskiptingu milli safna eftir því sem tilefni er til, t.d. um skráningu og efnislyklun á efni í íslenskum tímaritum og um endanlega gerð skráningarupplýsinga á sérefnissviðum.
- Að hafa í samstarfi við Landskerfi bókasafna forgöngu um fræðslu um bókfræðilega skráningu og efnislyklun (efnisorðagerð og efnisorðagjöf) eftir því sem þörf krefur við rekstur bókasafnskerfisins.
Með skráningarráði starfa eftirfarandi þrír sérfræðingar (án atkvæðisréttar)
- Starfsmaður frá Landskerfi bókasafna.
- Ritstjóri efnisorða sem er starfsmaður Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns. Ritstjóri hefur daglega stjórnun efnisorðasamvinnu á hendi, þ.e. tekur við tillögum um efnisorð frá samstarfsaðilum, fullmótar valorð, vikorð og stigveldi og leggur tillögur fyrir skráningarráð til umfjöllunar og afgreiðslu.
- Ritstjóri bókfræðigrunns Gegnis sem er starfsmaður Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns. Ritstjóri annast viðvarandi gæðaeftirlit með uppbyggingu bókfræðigagna, tekur við ábendingum og tillögum frá samstarfsaðilum og leggur fyrir skráningarráð til umfjöllunar og afgreiðslu. Ritstjóri hefur umsjón með þjálfun varðandi skráningarþátt kerfisins.
Erindisbréf fulltrúaráðs Aleflis
Í lögum Aleflis – notendafélags Gegnis sem er samsarfsvettvangur safna er njóta þjónustu Landskerfis segir í 4. gr. undir lið III. Stjórn eftirfarandi:
„Fulltrúaráð notendafélagsins er skipað sjö til átta fulltrúum frá mismunandi safnategundum og komi þeir sem víðast af landinu. Skal einn vera frá Borgarbókasafni og einn frá öðrum almenningsbókasöfnum, einn frá Landsbókasafni Íslands – Háskólabókasafni og einn frá öðrum háskólabókasöfnum, einn frá grunnskólasöfnum og einn frá framhaldsskólasöfnum, einn frá stjórnsýslu- og sérfræðisöfnum og einn ef þurfa þykir frá öðrum þeim söfnum sem aðild eiga að Landskerfinu. Safnategundirnar skulu tilnefna fulltrúa sinn og einn til vara einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund hvert ár.
Fulltrúaráð skal halda fund minnst árlega. Fulltrúaráð kýs þriggja manna stjórn og einn til vara úr sínum hópi. Stjórnarmenn skulu kosnir til tveggja ára í senn, tveir aðalmenn annað árið og einn aðalmaður og einn varamaður hitt árið. Aðalmenn og varamenn mega sitja í tvö kjörtímabil samfellt. Stjórnin skiptir með sér verkum. Stjórnin getur kallað áheyrnarfulltrúa frá Landskerfi bókasafna hf. á fundi ef hún telur þess þörf.“
Tilnefning fulltrúa:
1. Safnategundirnar tilnefna fulltrúa sinn einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund/aðalfund Aleflis ár hvert eins og segir í lögum Aleflis – notendafélags Gegnis.
2. Safnategundirnar skipti út fulltrúa sínum í fulltrúaráði eins oft og þurfa þykir. Mælst er til þess að þeir sitji í a.m.k. tvö ár til að tryggja að þekking og reynsla nái að byggjast upp í ráðinu áður en nýr fulltrúi er skipaður.
Hlutverk fulltrúa í fulltrúaráði Aleflis er að:
1. Vera tengiliður notenda við stjórn Aleflis og Landskerfis bókasafna hf. t.d með því að:
- koma með ábendingar um efni á stjórnarfund
2. Miðla upplýsingum til notenda innan safnategundar t.d. með því að;
- senda fundargerðir og tilkynningar til notenda, safna og stofnana
- koma á fót póstlistum innan safnategunda
3. Boða og halda fundi innan safnategundar svo oft sem tilefni gefst til en þó ekki sjaldnar en einu sinni á ári t.d. fyrir aðalfund Aleflis þar sem tilnefndur er fulltrúi í fulltrúaráðið.
4. Halda fundargerðir og senda til stjórnar Aleflis.
Hlutverk stjórnar Aleflis við fulltrúaráð er að:
Miðla upplýsingum um starfsemina t.d. með því að:
- senda tilkynningar til fulltrúa um nýtt efni á vef Aleflis
- senda út dagskrá og fundargerðir stjórnarfunda
- hvetja fulltrúa til að senda inn ábendingar og tillögur að efni sem taka má fyrir á fundum stjórnar
- kalla eftir tillögum um lagabreytingar sex vikum fyrir aðalfund Aleflis
Reykjavík, 24. maí 2013
f.h. stjórnar Aleflis
Ásdís H. Hafstað
Erindisbréf fulltrúaráðs 2004-2013
