Alefli – Fundargerðir

Stofnfundur Aleflis var haldinn í Súlnasal Hótel Sögu föstudaginn 6. september 2002 kl. 9-10.

Á fundinum lágu frammi blöð þar sem bókasöfn og forstöðumenn þeirra skráðu sig.

Dagskrá fundarins var eftirfarandi:
1. Kynning á undirbúningi að stofnun félagsins
2. Kosning fundarstjóra og ritara
3. Lög félagsins borin upp til samþykktar
4. Kosning bráðabirgðastjórnar

1. Kynning á undirbúningi að stofnun félagsins
Anna Torfadóttir setti fundinn og greindi frá aðdraganda hans sem  var sá að hún kallaði hinn 16. ágúst saman ,,mislitan“ hóp fólks til þess að undirbúa stofnun notendafélags um nýja Gegni. Þeir sem sátu þann fund voru eftirtaldir: Anna Torfadóttir, Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir, Guðrún Pálsdóttir, Kristín Björgvinsdóttir, Kristín Indriðadóttir, Elísabet Halldórsdóttir, Jakobína Ólafsdóttir, Sigrún Klara Hannesdóttir, Sólveig Þorsteinsdóttir, Pálína Magnúsdóttir, Laufey Eiríksdóttir og Jón Sævar Baldvinsson. Frá Akureyri var Astrid M. Magnúsdóttir í símasambandi.

Fyrir fundinn voru fundarmönnum send ýmis gögn um notendafélög Aleph á landsvísu (t.d bresk og norræn), Alþjóðlega Aleph notendafélagið ICAU og notendafélag Fengs.

Í upphafi voru málin reifuð og ýmislegt rætt og kom m.a. fram að Landskerfi bókasafna er milliliður bókasafnanna við framleiðendur Aleph.  Rætt var um notendafélög og ákveðið að setja niður á blað kosti þess að stofna notendafélag.  Þar kom þetta helst fram :

• Ein rödd – samræming / sameiginlegt afl
• Áhrif á þróun, meiri þrýstingur
• Áhrif á forgangsröðun
• Skipulögð boðskipti
• Samvinna og stuðningur
• Notendafélag getur tekið ákvarðanir t.d. varðandi þróun, samvinnu og fjármagn
• Fagleg ákvarðanataka
• Skipun faghópa
• Fagleg fræðsla (skipulagning og hugmyndir um fræðslu)
• Fræðsla fyrir starfsmenn og notendur safnanna
• Allar samþykktir á einum stað (og þær skráðar formlega)

Ýmsar hugmyndir komu fram um hverjir ættu aðild að félaginu  m.a. um safnategundir, hópa, stjórnunareiningar, allir skólar/öll söfn?, en flestum leist best á eftirtalda tillögu :

• Öll söfn sem nota Aleph verða sjálfkrafa félagar (þarf að athuga hvort hægt er að skylda söfn til að vera félagar – félagafrelsi hér á landi?)
• Stjórnunareiningarnar eins og þær eru núna mynda fulltrúaráð
• Fulltrúaráðið kýs stjórn
• Hver eining hefur eitt atkvæði óháð umfangi eða stærð
• Fá einn fulltrúa frá Landskerfi bókasafna sem áheyrnarfulltrúa á stjórnarfundi notendafélagsins
• Nauðsynlegt að áheyrnarfulltrúi frá notendafélaginu sitji stjórnarfundi Landskerfisins m.a. til að hafa áhrif á þróunarvinnu

Þá var rætt um stöðuna gagnvart rekstraraðila og þá aðallega um fræðslumálin og skipulag þeirra.

Að lokum var ákveðið að mynda hóp til að semja drög að lögum fyrir notendafélagið. Stungið var upp á eftirtöldum:

Auði Gestsdóttur, Jóni Sævari Baldvinssyni, Ingibjörgu Steinunni Sverrisdóttur, Guðrúnu Pálsdóttur og Rögnu Guðmundsdóttur. Anna Torfadóttir var aðstoðarmaður hópsins og kallaði hann saman.

Auður hafði ekki tök á að vinna með hópnum þannig að hin fjögur unnu að undirbúningi laganna.

Á fundinum kom fram hugmynd að nafni á notendafélagið, Alefli, og voru fundarmenn ánægðir með það. Önnu var falið að sækja um lénið Alefli.is og er hún búin að því.

[Aths. frá fundarritara: Framangreind lýsing er tekin lítið breytt upp úr fundargerð undirbúningsfundarins hinn 16. ágúst. Kolbrún Hauksdóttir ritaði þá fundargerð.]

2. Kosning fundarstjóra, ritara og teljara
Anna lagði til að Ingibjörg Steinunni Sverrisdóttur yrði fundarstjóri, Guðrún Pálsdótir fundarritari og hún sjálf teljari. Það var samþykkt.

3. Lög félagsins borin upp til samþykktar
Fundarstjóri skýrði frá því að tillagan um nafnið Alefli væri komin frá Þóri Ragnarssyni. Fundarstjóri kynnti síðan lögin, renndi texta þeirra yfir skjáinn og las upp. Um 30 eintök  af lögunum voru einnig í salnum.

Fundarstjóri bauð fundarmönnum að taka til máls um lögin.

Laufey Eiríksdóttir kvað sér hljóðs og sagði að sér fyndist fólk ekki í stakk búið að samþykkja lög um notendafélagið. Henni fannst hlutverk stjórnunareininganna vera óljóst og spurði hvort fólk almennt vissi hvert hlutverk þeirra væri. Sagði að sér fyndist að í lögin vantaði skilgreiningu á hlutverki stjórnunareininga. Hver hefur frumkvæði að hverju? Hefur eitthvað gerst af sjálfu sér í Feng? Laufey stjórnar sjálf einni einingu innan Fengs. Hún taldi að í lögin yrði að setja hvert hlutverk hverrar  stjórnunareiningar væri og hver ætti að taka frumkvæðið. Þetta yrði helst að gera í samráði við sveitarstjórnir. Ekki er neitt í lögunum um hver á að gera hvað. Laufey lagði til að málin yrðu hugsuð í eitt ár og að endurskoðunarákvæði yrðu sett í þær tillögur að lögum sem nú lægju fyrir.

Fram kom fyrirspurn um stjórnunareiningar.

Sigrún Hauksdóttir, frá Landskerfum bókasafna hf, skýrði út stjórnunareiningarnar sem eru 13. Hún sagði að kerfið byði upp á mikið samstarf innan stjórnunareininga, einkum um útlán  og aðföng. Samvinnan þyrfti hins vegar ekki að vera mikil, fólk réði því, þ.e. stjórnunareiningar ráða hvort haft er samstarf innan einingar. Sigrún taldi síðan upp stjórnunareiningarnar en þær eru 13:

Almenningsbókasöfn á höfuðborgarsvæðinu

Austurland

Framhaldsskólar á höfuðborgarsvæðinu

Fyrirtæki, stofnanir & félög

Grunnskólar á höfuðborgarsvæðinu

Háskólasöfn

Kennaraháskóli Íslands

Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn

Norðurland

Sérfræðisöfn

Stjórnsýslusöfn

Suðurland og Reykjanes

Vesturland og Vestfirðir

Sigrún sagði einnig að ljóst væri að notendafélagið gæti ekki verið tengiliður við alþjóðafélag notenda Aleph-kerfisins, ICAU. Landskerfi bókasafna hf. verður að vera íslenski tengiliðurinn og hann er aðeins einn. Atkvæði Íslands í ICAU væri því hjá Landskerfi bókasafna hf.

Anna Torfadóttir sagði að það hefði verið ljóst þegar af stað hefði verið farið. Menn væru að stofna notendafélag Gegnis og vissu að þeir væru ekki aðilar að ICAU. Hugsunin bak við tengingu við ICAU væri sú að notendafélagið gæti t.d. sent fulltrúa á fundi hjá ICAU eins og notendafélag Fengs gerði.

Að framangreindum umræðum loknum bar fundarstjóri upp lögin – hverja grein fyrir sig – til samþykkis:

1. grein var samþykkt samhljóða án umræðu.

2. grein

Rætt um d) lið – tengiliður við ICAU

Kristín Björgvinsdóttir spurði hvort fulltrúi notendafélagsins hefði tillögurétt á fundi með Aleph. Sigrún Hauskdóttir svaraði því neitandi.

Anna Torfadóttir sagði að þetta væri nákvæmlega sama staðan og með notendafélag Fengs. Þeir sem hefðu starfað í því félagi vissu um hvað um væri að ræða.

Sigrún Klara Hannesdóttir bar upp þá tillögu að sleppa orðunum„… og alþjóðlega félagið ICAU“.

Fundarstjóri bar upp breytingartillöguna og var hún samþykkt samhljóða.

Greinin var síðan samþykkt samhljóða. með d) lið svohljóðandi:

d) Að vera tengiliður við erlend notendafélög Aleph, einkum önnur norræn félög.

3. grein var samþykkt samhljóða

4. grein

Gerðar voru tillögur um breytingar á orðalagi í fyrstu málsgrein og var kosið um tillögu Kristínar Aðalsteinsdóttur sem hljóðaði svo:

Fulltrúaráð Aleflis er skipað einum fulltrúa frá hverri stjórnunareiningu, eins og þær eru myndaðar af Landskerfi bókasafna hf.

Greinin var samþykkt samhljóða með þessari breytingu.

5. gr.

Pálína Héðinsdóttir benti á stafsetningarvillu í fyrstu málsgrein (raða í stað raðar).

Greinin var síðan samþykkt samhljóða.

6. grein var samþykkt samhljóða.

7. grein var samþykkt samhljóða.

8. grein

Guðjón Jensson benti á stafsetningarvillu (fundar manna í stað fundarmanna). Greinin var síðan samþykkt samhljóða.

9. grein var samþykkt samhljóða eftir að bent hafði verið á að einu orði (að) væri ofaukið.

10. grein var samþykkt samhljóða.

Laufey Eiríksdóttir bar fram eftirfarandi tillögu um að bæta við 11. grein: Lög þessi verða endanlega samþykkt á fyrsta aðalfundi Aleflis.

Sigurður Baldvinsson o.fl. gerðu athugasemdir við tillöguna og bentu á að ef þessari grein yrði bætt við værum við ekki að samþykkja lög. Bent var á að endurskoðunarákvæði væru í lögunum (7. grein).

Laufey dró tillögu sína til baka en tók fram að hún liti á þau sem bráðabirgðalög.

Ingibjörg las lögin upp í heild og bar þau upp til samþykktar

Lögin voru samþykkt samhljóða

4. Kosning bráðabirgðastjórnar
Anna Torfadóttir bar fram tillögu um eftirfarandi aðila í bráðabirgðastjórn:

Anna Torfadóttir, Sigrún Klara Hannesdóttir, Þórdís T. Þórarinsdóttir og Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir til vara.

Ingibjörg las nöfnin upp aftur og var tillagan samþykkt með lófaklappi.

Fundi slitið kl. 10.05.

Skrifað í Reykjavík 6. sept. 2002.

Guðrún Pálsdóttir fundarritari