Fundargerð fyrsta aðalfundar Upplýsingar – Félags bókasafns- og upplýsingafræða 15. maí 2000
Fyrsti aðalfundur Upplýsingar – Félags bókasafns- og upplýsingafræða var haldinn í fyrirlestrarsal Þjóðarbókhlöðu mánudaginn 15 maí 2000.
Setning. Þórdís Þóraninsdóttir formaður Upplýsingar setti fundinn og tilnefndi Lindu Wright fundarstjóra og Önnu Jensdóttur og Hallfríði Baldursdóttur fundarritara. Þá var gengið til dagskrár.
1. Skýrsla stjórnar.
Þórdís Þórarinsdóttir flutti skýrslu stjórnar 1.jan-15.maí 2000
Skýrslan lá frammi í byrjun fundar.
Þórdís lauk máli sínu með því að flytja kveðjur frá Landsfundarnefnd, en Landsfundur Upplýsingar verður haldinn á Akureyri 1.-2.september n.k. og hvatti hún fundarmenn til að sækja Landsfundinn
2. Skýrslur hópa og nefnda.
Lilja Ólafsdóttir gjaldkeri flutti skýrslu Ferðasjóðs Upplýsingar
Svava Friðgeirsdóttir flutti ágrip af skýrslum eftirfarandi vinnuhópa og nefnda:
Skýrsla Sameignarfélagsins Ásbrúar
Skýrsla fulltrúa Íslands í Nordfolk (innan Nordbok)
Skýrsla Þjónustumiðstöðvar bókasafna
Skýrsla fulltrúa Upplýsingar í stjórn Blindrabókasafns Íslands
Skýrsla fulltrúa Upplýsingar í stjórn Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns
Skýrsla ritstjóra Bókasafnins
Skýrsla fulltrúa í NVBF
Skýrsla fulltrúa í verkefnisstjórn um aðgengi að gagnagrunnum
Skýrsla fulltrúa í Norrænu neti barnabókavarða
Skýrsla frá Siðanefnd
var engin þar sem engin mál höfðu borist nefndinni
Ofangreindir hópar og nefndir höfðu skilað skýrslum sínum fyrir kl. 14:OO á fundardaginn.
Ákveðið var að skýrslur frá þeim hópum og nefndum sem ekki höfðu skilað skyldu birtast í næsta tölublaði Fregna, en það voru samkvæmt dagskrá aðalfundar:
Ráðgjafanefnd um almenningsbókasöfn
Þöll. Samstarfshópur um barnastarf í íslenskum bókasöfnum
Bókasamband Íslands
Fagráð um upplýsingatækni
Stýrihópur fyrir Norræna barnabókakaupstefnu
3. Reikningar félagsins
Lilja Ólafsdóttir gjaldkeri lagði fram „reikninga“ Upplýsingar. Engar tölur voru þó fyrir hendi þar sem reikningsári félagsins er ekki lokið. Ýmislegt hefur þó mætt á gjaldkera á starfstíma Upplýsingar og ber þar hæst kaupin í Ásbrú og styrkveitingar.
4. Fjárhags og framkvæmdaáætlun næsta starfsárs
Þórdís Þórarinsdóttir lagði fram framkvæmdaáætlun næsta starfsárs, en hún hafði legið frammi á fundinum.
Spurt var úr sal hvort áform væru um að ráða starfsmann til að sinna málefnum Upplýsingar og fella þá um leið niður þóknun til stjórnarmanna. Þórdís sagði ekkert hafa verið rætt um það á alvarlegum nótum þar sem enginn fjárhagsgrundvöllur væri enn fyrir slíkri ráðningu.
Lilja Ólafsdóttir reifaði fjárhagsáætlun næsta árs. Hún sagði erfitt að gera áætlanir um fjárhaginn þar sem ekki er enn vitað hversu margir félagsmenn eru. Tekjur eru áætlaðar
1.5-2 milljónir kr., en útgjöld á árinu gætu farið upp í 2.5 milljónir kr. Spurt úr sal hvort reikningum hafi verið dreift. Lilja kvað svo ekki vera, enda reikningsári ekki lokið eins og fyrr hefur komið fram. Þá var spurt hvort félagar úr gömlu félögunum hafi sjálfkrafa orðið orðið félagar í Upplýsingu. Lilja sagði svo hafa verið og verða gíróseðlar vegna félagsgjalda fyrir árið 2001 sendir út í byrjun næsta árs.
5. Árgjald fyrir 2001
Stjórnin leggur til að árgjaldið kr. 4500, sem ákveðið var á stofnfundi Upplýsingar, verði óbreytt. Það var samþykkt með lófataki.
Kaffihlé
Að loknu kaffihléi var dagskrá haldið áfram og næsti dagskrárliður var:
6. Lagabreytingar og skipurit
Engar tillögur um lagabreytingar lágu fyrir fundinum svo engin umræða varð um þennan lið.
Svava H. Friðgeirsdóttir gerði grein fyrir tillögu stjórnar að skipuriti Upplýsingar samkv. 4.gr. laga félagsins, en samkv, 5.gr. laga ber að samþykkja stjórnarkjör á aðalfundi.
Núverandi stjórn hefur skipt með sér verkum á eftirfarandi hátt:
Stjórnunarsvið: Þórdís Þórarinsdóttir formaður, Svava H. Friðgeirsdóttir varaformaður
Fjármálasvið: Lilja Ólafsdóttir gjaldkeri
Útgáfusvið: Hafdís Dögg Hafsteinsdóttir meðstjórnandi
Fræðslu- og ráðstefnusvið: Jenny K. Valberg meðstjórnandi
Fagsvið: Þórhallur Þórhallsson meðstjórnandi
Félagatal: Hólmfríður Tómasdóttir ritari
Svava óskaði eftir tillögum / athugasemdum varðandi skipuritið. Spurt var úr sal hvort Þöll hefði ekki gleymst. Svava svaraði því til að Þöll, Samstarfshópur um barnastarf á íslenskum bókasöfum heyrði undir fagsvið. Skipuritið var síðan borið upp til samþykktar og samþykkt með lófataki.
7. Kosning stjórnar og varamanna sbr. 5. gr.
Stjórnin var kosin á stofnfundi Upplýsingar 26. nóv. s.l. og situr til ársins 2001 samkv. 15. gr laga félagsins, Ekkert var því að að gera við þennan lið dagskrár.
8. Kosning skoðunarmanna reikninga
Tillaga um skoðunarmenn reikninga: Halldóra Þorsteinsdóttir, Guðrún Pálsdóttir og Yngvi Þór Kormáksson. Þessi tillaga samþykkt með lófataki.
9. Kosning í nefndir
Eftirfarandi félagsmenn voru bornir upp til starfa í nefndum:
Lagabreytinganefnd: Eydís Arnviðardóttir, Sigurður Þ. Baldvinsson, Ída M. Jósepsdótir
Fræðslu- og skemmtinefnd: Margrét Björnsdóttir, Sigurður J. Vigfússon, Þórhallur Þórhallsson, Anna Sigríður Guðnadóttir, Svava H. Friðgeirsdóttir
Ritnefnd Bókasafnsins: Dögg Hringsdóttir, Gróa Finnsdóttir, Hadda Þorsteinsdóttir, Kristín Ósk Hlynsdóttir, Sólveig Haraldsdóttir
Siðanefnd: Anna Torfadóttir, Ingibjörg Árnadóttir, Bryndís Áslaug Óttarsdóttir
Nefnd um val á bestu fræðibók ársins fyrir börn: Ása Sigríður Þórðardóttir, Lilja Ólafsdóttir, Þorbjörg Karlsdóttir
Nefnd um val á bestu fræðibók ársins fyrir fullorðna: Þórdís T. Þórarinsdóttir, Bryndís Áslaug Óttarsdóttir, Hafdís Dögg Hafsteinsdóttir
Lýst var eftir mótframboðum. Enginn gaf sig fram og voru ofangreindir samþykktir með lófataki.
10. Önnur mál
a) Lokauppgjör gömlu félaganna, forvera Upplýsingar
Lagðir voru fram til samþykktar reikningar Félags bókasafnsfræðinga (FB), Félags bókavarða í rannsóknarbókasöfnum (FBR), Félags um almennings bókasöfn og skólasöfn (FAS) og Bókavarðafélags Íslands (BVFÍ). Þessa reikninga verður að gera upp og loka þeim, en eignir og skuldir þessara gömlu félaga ganga samkvæmt lögum til nýja félagsins Upplýsingar.
Lilja Ólafsdóttir lagði fram reikninga BVFÍ og FAS
Þóra Gylfadóttir lagði fram reikninga FBR fyrir hönd Kristínar Óskar Hlynsdóttur. Þóra tjáði fundinum að að fé FBR hafi verið lagt inn á reikning Upplýsingar í maí og í framhaldi af því verði félagið tekið út af firmaskrá Hagstofu Íslands.
Gríma Eik Káradóttir lagði fram reikninga FB, en félagsgjöld voru ekki innheimt fyrir árið 1999 því senda átti út gíróseðla í nóvember og það þótti skarast við starfsár hins nýja félags Upplýsingar.
Spurt var um greiðslu til Staðlaráðs. Það er árleg greiðsla 50 þúsund á ári. Hafði verið ógreitt í 2 ár þannig að upphæðin í reikningsuppgjöri (100 þúsund) er greiðsla fyrir 2 ár.
Þá var spurt úr sal hvort afskrifa eigi meira en þær 6610 kr. sem út af standa á reikningi FB. Svarað að viðbúið að það þurfi að gera því reikningum verður að loka og ekki hægt að láta þá standa til þess að innheimta gamlar skuldir,
Spurt var einnig um skulduga félagsmenn, hvort þeir hafi verið teknir út af félagaskrá. Því var svarað, að þeir félagsmenn sem skulduðu 3 ár í röð hafi verið teknir út af skrá og ekki orðið stofnfélagar í Upplýsingu,
Að lokum voru framlagðir reikningar samþykktir.
b) Úthlutunarreglur Ferðasjóðs lagðar fram til umræðu og afgreiðslu
Lilja Ólafsdóttir kynnti úthlutunarreglurnar þar sem m.a. er kveðið á um í 2.lið að styrkþegi skuli vera skuldlaus í Upplýsingu og / eða einhverju af fyrri félögum í a.m.k. fimm ár og a.m.k. fimm ár skuli líða milli úthlutana úr sjóðnum til sama einstaklings.
Nokkur umræða varð um þetta atriði. Þóra Gylfadóttir benti á að fimm skuldlaus ár væru langur tími, a.m.k. fyrir þá sem væru nýgengnir í félagið. Ýmsir voru sammála þessu og bent á í þessu sambandi að nota mætti punktakerfi svipað því og notað er við úthlutun sumrhúsa og einnig að slaka mætti á þessum reglum ef ekki sæktu margir um styrki. Lilja taldi það ekki vera vandamál. Þórdís sagði hugsunina á bak við þetta fyrirkomulag vera þá, að ekki væri óeðlilegt að fólk aflaði sér réttinda og síðan væri reynt að raða í forgangsröð eftir þessum ákveðnu reglum.
Að lokum samþykktu fundarmenn, að málinu yrði vísað til stjórnar, með tillögu um að árum yrði fækkað í þrjú.
c) Afhending bókaverðlauna fyrir hugmynd að einkennismerki (logo) fyrir félagið
Svava H Friðgeirsdóttir kynnti starf undirbúingsnefndar að þessu máli. Auglýst var m.a.í síðustu Fregnum eftir hugmynd að merki sem kynnt yrði á fyrsta aðalfundi félagsins.
Tillaga Aðalbjargar Þórðardóttur teiknara hlaut fyrstu verðlaun. Verðlaunin voru ritið „Kristni á Íslandi“ og var gjöf frá Bókasafni alþingis. Einkennismerkinu var varpað á vegg og sýnt fundarmönnum. Aðalbjörg þakkaði fyrir sig og vonaði að merkið yrði félaginu lyftistöng í framtíðinni.
d) Opnun vefsíðu
Hafdís Dögg Hafsteinsdóttir kynnti vefinn http://www.bokis.is/ og sagði hann hljóta að vera í stöðugri uppfærslu og endurnýjun og hvatti til árvekni félagsmanna um vefinn.
Bára Stefánsdóttir spurði hvort hægt væri að fá á vefinn upplýsingar um alla þá styrki sem í boði væru fyrir félagsmenn, Hafdís tók því vel og upplýsti einnig að „logo“ félagsins yrði á hverri síðu.
Að lokum spurðu fundarstjóri hvort einhverjir hefðu áhuga á að ræða önnur mál. Viðbrögð við því voru þau, að Guðrún Pálsdóttir óskaði félaginu alls hins besta.. Fundarstjóri þakkaði fyrir og gaf formanni orðið.
Þórdís þakkað fundarmönnum fundarsóknina og bar fram þá ósk og von að líflegt samband yrði við félagsmenn í framtíðinni og að þeir sýndu áhuga og viðbrögð við störfum stjórnar.
Fundi var slitið um kl 18:OO
Anna Jensdóttir
Hallfríður Baldursdóttir
