Fundargerð þriðja aðalfundar Upplýsingar – Félags bókasafns- og upplýsingafræða 13. maí 2002
Formaður Upplýsingar, Þórdís T. Þórarinsdóttir setur fundinn og býður fundarmenn velkomna. Eydís Arnviðardóttir er tilnefnd fundarstjóri og Þóra Gylfadóttir og Hallfríður Baldursdóttir fundarritarar. Gengið er til fyrirliggjandi dagskrár.
a) Formaður flytur valda kafla úr skýrslu stjórnar. Skýrslan mun birtast í heild sinni á vef Upplýsingar ? http://www.bokis.is/. Fundarstjóri kallar eftir athugasemdum um skýrsluna. Þær reynast engar.
b) Kynntar eru skýrslur hópa og nefnda.
1) Ferðasjóður. Lilja Ólafsdóttir gjaldkeri flytur skýrslu Ferðasjóðs Upplýsingar. Sjóðinum bárust 8 umsóknir. 7 umsóknir voru samþykktar en 1 var hafnað. Alls var úthlutað var 140.000 kr.
2) Starfsskýrslur. Svava H. Friðgeirsdóttir flytur samantekt úr skýrslum nefnda og hópa. Skýrslurnar verða birtar í heild sinni í Fregnum.
c) Gjaldkeri leggur fram reikninga Upplýsingar. Þeir miðast við áramót vegna uppgjörs bankanna um áramót en ekki við tímabilið milli aðalfunda. Hún nefnir að eign félagsins í Ásbrú hafi áður verið ofmetin. Reikningar eru bornir upp og þeir samþykktir.
d) Fjárhags- og framkvæmdaáætlun er lögð fyrir.
1) Framkvæmdaáætlun. Formaður útskýrir framkvæmdaáætlunina. Fyrirspurn kemur frá Hildi G. Eyþórsdóttur varðandi opnunartíma skrifstofu. Formaður segir hana opna 2 tíma í viku. Upplýsingar um opnunartíma hennar er að finna á heimasíðu Upplýsingar – http://www.bokis.is/
2) Fjárhagsáætlun. Gjaldkeri kynnir fjárhagsáætlun. Fundarstjóri óskar eftir athugasemdum. Dögg Hringsdóttir, ritsjóri Bókasafnsins kveður sér hljóðs og talar um fjárhagsvanda tímaritsins Bókasafnsins. Hún telur að ekki sé hægt að hækka áskriftargjöldin núna því hækkað var í fyrra en hugsanlega næsta ár. Prentkostnaður hefur vaxið mikið. Gjaldkeri segir að gert sé ráð fyrir ófyrirsjáanlegum kostnaði í fjárhagsáætlun. Formaður bætir við og segir að styrkur hafi borist frá þremur aðilum til sagnaritunar t.d. Þjónustumiðstöð og frá þeim einnig vegna Fregna. Hildur G. Eyþórsdóttir spyr í fyrsta lagi hver sjá um auglýsingar í Bókasafnið og í öðru lagi hvort stjórnin ætli að leggja áherslu á að innheimta vangoldin félagsgjöld. Dögg Hringsdóttir svarar að undanfarin 4 ár hafi fyrirtækið Hænir safnað auglýsingum og staðið sig vel. Líklega sé ekki betra að fela það öðrum aðila. Gjaldkeri svarar spurningunni varðandi útistandandi árgjöld og segir að ekki sé annað hægt en að líta á útistandandi árgjöld sem eignir. Eftir eins árs vanskil er hætt að senda viðkomandi Fregnir og annað efni því kostnaður við útsendingar sé mikill. ?Hyggst stjórnin gera átak í innheimtumálum?? spyr Hildur G. Eyþórsdóttir. Gjaldkeri telur fullreynt að reyna að innheimta það sem gjaldfallið er. Almenningsbókasöfn hafa verið hvött til að vera í félaginu og það hefur skilað nokkrum árangri. Ólöf Benediktsdóttir spyr hvort kostnaður við Bókasafnið sé undir liðnum Fregnir. Ritstjóri Bóksafnsins segir að tímaritið hafi sjálfstæðan fjárhag.
e) Árgjöld 2003. Stjórnin leggur til að árgjöld verði óbreytt árið 2003 eða 4.500 kr. Fundarstjóri lýsir eftir athugasemdum. Dögg Hringsdóttir spyr hvort sömu félagsgjöld sé fyrir stofnanir og einstaklinga. Gjaldkeri segir stofnanir borga helmingi hærri félagsfjöld en einstaklingar og nemar borgi helmingi minna en þeir. Sigurður Vigússon ber upp breytingartillögu um að að árgjald verði 5.000 kr. Breytingartillaga er borin fram og hún felld. Tillaga stjórnar um árgjald að upphæð 4.500 kr. borin upp og samþykkt.
f) Lagabreytingar. Engar tillögur um lagabreytingar bárust. Svava H. Friðgeirsdóttir leggur fram skipurit fyrir félagið. Nýmæli í því er samstarfshópur um höfundarréttarmál. Að öðru leyti er það óbreytt frá fyrra ári og samþykkt af fundarmönnum.
g-i) Kosning stjórnar og varamanna, skoðunarmanna reikninga og kosning í nefndir. Svava H. Friðgeirsdóttir á að ganga úr stjórninni en gefur kost á sér áfram sem varaformaður. Það er samþykkt með lófataki. Harpa Rós Jónsdóttir stjórnarmaður gengur úr stjórninni á miðju kjörtímabili að eigin ósk. Vala Nönn Gautsdóttir býður sig fram til stjórnar og er samþykkt inn í hana með lófataki. Stjórn félagsins 2002-2003 skipa því Þórdís T. Þórarinsdóttir formaður, Svava H. Friðgeirsdóttir varaformaður, Lilja Ólafsdóttir, Ingibjörg Hafliðadóttir og Vala Nönn Gautsdóttir. Þá eru núverandi skoðunarmenn reikninga bornir upp. Lýst er eftir mótframboðum. Þau berast ekki og skoðunarmenn samþykktir með lófataki. Nefndaskipan er óbreytt frá fyrra ári utan þess að Gróa Finnsdóttir gengur úr í ritstjórn Bókasafnsins. Í hennar stað býður Emilía Sigmarsdóttir sig fram í ritnefndina og er hún samþykkt með lófataki.
j) Önnur mál.
1) Veforða. Svava H. Friðgeirsdóttir kynnir veitingu fyrstu veforðu Upplýsingar. Allar safnategundir gátu tekið þátt samkeppninni. Frestur til þess að skila tilnefningum um besta bókasafnavefinn á Íslandi var fyrst til 5. apríl 2002, en hann var síðan framlengdur til 12. apríl. Í dómnefnd sátu Kristín Ósk Hlynsdóttir, Harpa Rós Jónsdóttir, Vala Nönn Gautsdóttir. 7 tilnefningar um vefi bárust en einungis 5 þeirra komu til greina. Úr tilnefningunum er vefur Vefur Landsbókasafns Íslands ? Háskólabókasafns valinn besti vefurinn og hlýtur veforðuna 2002. Orðan mun prýða vefinn. Sigrún Klara Hannesdóttir, nýskipaður landsbókavörður veitir veforðunni viðtöku ásamt Erlu K. Svavarsdóttur sem er tæknilegur hönnuður og Guðrúnu Karlsdóttur sem situr í ritstjórn vefsins. Sigrún Klara Hannesdóttir þakkar fyrir heiðurinn.
2) Fræðibókaviðurkenning Upplýsingar.. Þórdís T. Þórarinsdóttir veitir viðurkenningu fyrir bestu íslensku fræðibækurnar fyrir börn og fullorðna fyrir árið 2001. Þessar viðurkenningar eru nú veittar í tíunda sinn. Aðeins tvisvar hafa fræðibækur fyrir börn staðist lágmarkskröfur dómnefndar. Árið 2001 var engin íslensk fræðibók fyrir börn og unglinga gefin út. Formaður reifar úrskurð dómnefndar að þessu sinni og hvað réði vali hennar. Hann er á þá leið að veita skuli bókinni Æðarfugl og æðarrækt á Íslandi viðurkenninguna. Ritstjóri og tveir fulltrúar útgáfunnar að veita viðurkenningarskjali, blómum og heillaóskum móttöku. Jónas Jónsson ritstjóri bókarinnar þakkar heiðurinn.
Fundarstjóri gerir kaffihlé.
Fyrirlestur. Pálína Magnúsdóttir flytur fyrirlestur sinn og Hólmkels Hreinssonar um Faglausu faggáttina. Til stóð að flytja þennan fyrirlestur á málþingi sem haldið var á vegum Landsbókasafns ? Háskólabókasafns og félagsins í febrúar síðast liðinn, en þá var Hólmkell Hreinsson hríðteptur á Akureyri.
Annað.
Sigríður Matthíasdóttir spyr hvort starfandi sé landsfundarnefnd. Formaður svarar því til að svo sé og að landsfundur verði haldinn í Reykjavík á hausti komandi. Undirbúningur hans sé í höndum Borgarbókasafns Reykjavíkur og verði fundurinn auglýstur síðar, bæði í Fregnum og á vef Upplýsingar. Sigríður Matthíasdóttir spyr hvort Þöll gæti fengið inni á dagskrá fundarins. Henni er svarað því til að það sé í höndum landsfundarnefndar.
Hildur G. Eyþórsdóttir kemur með fyrirspurn um hvað fólk sitji lengi í nefndum á vegum Upplýsingar. Hún kveður það óeðlilegt að fólk sitji árum saman. Hún tekur það jafnframt fram að í spurningu sinni felist ekki gagnrýni á stjórn Upplýsingar eða nefndir hennar. Hún nefnir að Nanna Bjarnadóttir hafi verið í stjórn Þjónustumiðstöðvar frá upphafi. Formaður bendir á að stjórnin tilnefni ekki í stjórn Þjónustumiðstöðvar en annars einungis í nefndir og stjórnir sé eftir því leitað. Fólk sitji í nefndum ákveðin kjörtímabil. Kristín Indriðadóttir tekur undir orð Hildar og segir að hún hafi ekki verið spurð hvort hún vildi vera áfram í stjórn Landsbókasafnsins þegar annað tímabil hófst. Hún segir jafnframt að hún gefi ekki kost á sér áfram í hana. Þórdís T. Þórarinsdóttir segir að það þurfi að bregðast við bréfum frá Menntamálaráðuneyti varðandi tilnefningu í nefndir þegar þau berast. Kristín Indriðadóttir ítrekar að það sé mikið atriði að skipta út fólki. Anna Elín Bjarkadóttir kemur með athugasemd við orð formanns um tilnefningar. Hægt sé að kjósa fulltrúa á aðalfundi og hafa þá tilbúna þegar starfstímabil rennur út. Þórdís svarar og segir að ekki hafi verið auðvelt að finna fólk í þær nefndir sem vantaði í núna.
Þóra Gylfadóttir tekur til máls og segir að það hafi farið um sig þegar allir voru í kjöri voru endurkosnir utan ein og spyr hvar unga fólkið sé. Bára Stefánsdóttir spyr einnig um unga fólkið og þá sem ekki hafa greitt, hvort það sé ófaglærða fólkið sem ekki hafi greitt félagsgjöldin. Gjaldkeri telur það vera sennilegt. Hún segist vona að fleiri ófaglærðir bókaverðir telji eftirsóknarvert að vera í félaginu þegar satarfsnámið hefst sem nú er veri að undirbúa í samvinnu við Borgarholtsskóla. Sigríður Matthíasdóttir nefnir að hennar bókasafn niðurgreiði félagsgjöldin.
Sigrún Klara Hannesdóttir kveður sér hljóðs. Hún segist dolfallin yfir starfsemi félagsins og óskar stjórninni til hamingju með gríðarlega góða forystu á faglega sviðinu. Hún þakkar fyrir gott starf á þessu sviði og biður fólk að klappa fyrir stjórninni.
Þórdís T. Þórarinsdóttir þakkar fyrir fundarmönnum fundarsókn. Hún segist finna fyrir velvild í garð félagsins og það gefi starfinu gildi. Hún þakkar fundarstjóra og fundarriturum fyrir þeirra störf og einnig þeim öllum sem lagt hafa félaginu lið, bæði innan stjórnar sem utan. Formaður þakkar Hörpu Rós Jónsdóttur og Gróu Finnsdóttur fyrir unnin störf í þágu félagsins og býður nýja liðsmenn velkomna til starfa.
Fundið slitið um 18:15
24-05-2002
hb/þg