Fundargerð stofnfundar Upplýsingar
Stofnfundurinn var haldinn í fundarsal Norræna hússins föstudaginn 26. nóvember 1999 kl. 15.30 -17.05.
Þegar fundargestir gengu í salinn fengu þeir afhent drög að lögum félagsins (sjá fylgiskjal 1), tillögur sem lagðar voru fyrir stofnfundinn (sjá fylgiskjal 6) og þrjá atkvæðaseðla þar sem kosið var um heiti á félagið – aðalheiti, undirheiti og vefsetur (sjá fylgi-skjal 7).
1. Setning. Sigurður Jón Ólafsson (formaður FAS – Félags um almenningsbókasöfn og skólasöfn – og ritari BVFÍ – Bókavarðafélags Íslands) setti fundinn kl. 15.30. Hann las upp árnaðaróskir til hins nýja félags frá Borgarbókasafni og starfsmönnum þess, undirritaðar af Önnu Torfadóttur borgarbókaverði. Með árnaðaróskunum fylgdi gjöf, gestabók til hins nýja félags, og var hún látin ganga meðal stofnfundargesta. Gestir þökkuðu gjöfina með lófataki. Sigurður Jón skipaði síðan fundarstjóra, Eydísi Arnviðardóttur, og fundarritara, Guðrúnu Pálsdóttur.
2. Ávarp formanns vinnuhóps. Eydís tók við fundarstjórn og gaf Gunnhildi Manfreðsdóttur, formanni vinnuhóps um sameiningu bókavarðafélaganna, (og formanni FB – Félags bókasafnsfræðinga) orðið. Gunnhildur flutti stutt ávarp (sjá fylgiskjal 2) þar sem hún rakti í stuttu máli aðdraganda nýs félags sem er sú ákvörðun að sameina Félag bókasafnsfræðinga og Bókavarðafélag Íslands og undirfélög þess síðarnefnda, Félag um almenningsbókasöfn og skólasöfn og Félag bókavarða í rannsóknarbókasöfnum. Gunnhildur nefndi þá sem mest hafa starfað að sameiningu félaganna og sagði að aðalvinnan hefði farið í að semja lög fyrir nýja félagið. Hún tók fram að Stéttarfélag bókasafns- og upplýsingafræða væri ekki með í sameiningunni að þessu sinni, né heldur önnur félög sem starfa á svipuðum vettvangi, hvað sem síðar kynni að vera. Fyrsti aðalfundur nýs félags verður haldinn í apríl árið 2000.
3. Kosning um nafn á félagið. Fundarstjóri kynnti tilhögun kosningar um heiti á nýja félaginu. Nafnvalsnefnd hafði valið nokkur nöfn úr innsendum tillögum og milli þeirra var kosið. Fólk átti að velja aðalheiti, undirheiti og heiti á vefsetri af þremur seðlum sem það fékk við komuna á fundinn. Bára Stefánsdóttir spurði hve margar tillögur hefðu borist. Fundarstjóri svaraði því til að þær hefðu verið rétt um 50. Nokkrir hefðu verið með sömu tillögurnar þannig að heildarfjöldi tillagna hefði ekki náð 50. Jafnframt hefðu ekki allir skilað inn tillögum um þrjú heiti, þrátt fyrir kynningu á reglum þar um á Skruddu-póstlistanum. Seðlunum var síðan safnað og og talningarmenn hurfu af fundi til þess að telja.
4. Félaginu sett lög. (sjá fylgiskjal 1) Fundarstjóri bar fram hverja grein laganna fyrir sig til samþykktar en í upphafi var sleppt 1. grein sem var heiti á félaginu og kosið var skriflega um.
2. grein. Anna Torfadóttir vakti athygli á ósamræmi milli hugtaka í 2. og 3. grein. Í 2. gr. væri notað hugtakið hlutverk en í 3. gr. hugtakið markmið. Anna bar fram þá breytingartillögu að 1. málsgrein 2. gr. breyttist úr Hlutverk félagsins er í Markmið félagsins er. Fundarstjóri bar breytingartillöguna undir atkvæði og var hún samþykkt. Fjórir voru á móti. Fundarstjóri bar síðan 2. grein með breytingum undir atkvæði og var hún samþykkt. Tveir voru á móti. Upphaf 2. gr hljóðar því: Markmið félagsins er:
3. grein. Áslaug Agnarsdóttir spurði um b-lið greinarinnar – hvort nemar gætu skráð sig sem nemar sem greiða hálft gjald eða áhugasamir félagar með fulla aðild. Áslaug gerði í þessu sambandi einnig athugasemd við 10. grein um aðild nema. Áslaug bar fram breytingartillögu við b-liðinn. Í stað setningarinnar Nemar hafa málfrelsi á fundum? komi Nemar, sem óska eftir aukaaðild, hafa málfrelsi á fundum? Fleiri gerðu athugasemdir, Ásta Ásgeirsdóttir og Ólöf Benediktsdóttir sem gerði athugasemdir við orðalag en dró breytingartillögu til baka. Guðrún Karlsdóttir spurði hvort hugsað hefði verið fyrir því að setja þak á fjölda áhugamanna sem hefðu áhuga á að ganga í félagið – hvort þeir gætu orðið of margir. Fundarstjóri og undirbúningsnefnd urðu fyrir svörum og kom fram að ekki hefði verið gert ráð fyrir að ásókn í félagið yrði slík að huga þyrfti að þessu. Ef svo yrði í framtíðinni yrði tekið á því. Hægt væri að breyta lögum síðar. Breytingartillaga Áslaugar var samþykkt samhljóða og einnig 2. grein í heild sinni með breytingunni. 3. gr. b-liður, seinni setning, hljóðar því svo: Nemar, sem óska eftir aukaaðild, hafa málfrelsi á fundum en ekki atkvæðisrétt og eru ekki kjörgengir.
4. grein var samþykkt samhljóða án athugasemda.
5. grein var samþykkt samhljóða án athugasemda.
6. grein: Spurt var hvað orðið meirihluti þýddi. Fundarstjóri svaraði því til að einfaldur meirihluti þýddi að það nægði að þeir sem samþykktu væru einum fleiri en þeir sem væru á móti. Greinin var samþykkt samhljóða.
7. grein var samþykkt samhljóða án athugasemda.
8. grein: Ásgerður Kjartansdóttir spurði hvort ekki væri eðlilegra að e-liður greinarinnar, árgjald, kæmi á undan d-lið um fjárhags- og framkvæmdaáætlun. Sigurður Þór Baldvinsson sagði að árgjald væri háð því sem ætti að gera. Ásdís Hafstað sagði að röð atriða væri örugglega ekki tilviljun. Stuðst hefði verið við mörg önnur lög við samningu þessara laga. Greinin var samþykkt samhljóða.
9. grein var samþykkt samhljóða án athugasemda.
10. grein: Kristín Geirsdóttir spurði hvort ekki hefði áður verið miðað við 67 ára aldur en ekki 70 ár um undanþágur frá árgjaldi. Athugasemd kom um að fólk ynni oft til sjötugs og Þórdís T. Þórarinsdóttir sagði að 70 ár væri ákvörðun vinnuhópsins. Áslaug Agnarsdóttir bar fram breytingartillögu um að í stað setningarinnar Nemar greiða hálft árgjald? komi setningin Nemar, sem óska eftir aukaaðild, greiða hálft árgjald? Kristín Indriðadóttir bar fram þá breytingartillögu við breytingartillögu Áslaugar að setningin yrði Nemar með aukaaðild greiða hálft árgjald? þar sem í 3. gr. væri búið að skilgreina tvenns konar aðild nema, annars vegar nemar með aukaaðild og hins vegar með fulla aðild. Tillaga Kristínar var borin undir atkvæði og samþykkt með einu mótatkvæði. Fyrri breytingartillagan féll því niður. 10. grein var síðan samþykkt samhljóða með breytingartillögu. 10 gr., 2. setning hljóðar því svo: Nemar með aukaaðild greiða hálft árgjald einstaklings, en stofnanir tvöfalt árgjald.
11. grein: Hrafnhildur Hreinsdóttir spurði hvað væri átt við með orðinu skriflega. Gróa Finnsdóttir kvaðst túlka það þannig að átt væri við að stjórnarmenn skrifuðu undir. Nokkur umræða varð um málið. Guðrún Karlsdóttir kom með þá breytingartillögu að í stað setningarinnar ?skal stjórn félagsins boða skriflega. stæði ?skal stjórn félagsins boða sérstaklega hverjum félagsmanni skriflega. Ásdís Hafstað benti á að aldrei væri hægt að ná til allra félagsmanna, sama á hvaða hátt til funda væri boðað. Ingibjörg Sverrisdóttir lagði til að greinin yrði samþykkt óbreytt. Greidd voru atkvæði um breytingartillögu Guðrúnar Karlsdóttur. Var það gert tvisvar að beiðni fundarritara þar sem ekki var ljóst hversu margir greiddu atkvæði með tillögunni í fyrra sinnið. Tveir greiddu atkvæði með breytingartillögunni í seinni atkvæðagreiðslunni en hún var felld. 11. grein var samþykkt samhljóða óbreytt.
12. grein var samþykkt samhljóða en bent á prentvillu þar sem vantaði er í setninguna ?ráðstefna þar sem fjallað er um bókasafna- og upplýsingamál.
13. grein var samþykkt samhljóða án athugasemda.
14. grein: Nokkur umræða var um orðin bréflega og skriflega sem koma fyrir í greininni. Að lokum var lögð fram breytingartillaga um að fella brott orðið bréflega í annarri setningu: Tillagan skal kynnt í fundarboði bréflega eigi síðar en 10 dögum?. varð Tillagan skal kynnt í fundarboði eigi síðar en 10 dögum ? Breytingin var samþykkt samhljóða og 14. grein einnig með þeirri sömu breytingu. 14. gr., 2. setning hljóðar því svo: Tillagan skal kynnt í fundarboði eigi síðar en 10 dögum fyrir félagsfundinn.
15. grein var samþykkt samhljóða án athugasemda.
Ingibjörg Sverrisdóttir vakti athygli á að 1. kafli laganna I. Nafn og hlutverk yrði að vera Nafn og markmið skv. þeim breytingum sem samþykktar hefðu verið. Eins yrði 2. grein að heita Markmið en ekki Hlutverk. Breytingarnar voru taldar eðlileg afleiðing af samþykktum breytingum á lögunum þannig að ekki þyrfti formlega samþykkt. Ingibjörg benti einnig á stafsetningarvillu þar sem II. kafli Félagsaðild væri ranglega nefndur I. kafli Félagsaðild. Það leiðréttist.
5. Tillögur (undir 6. lið í dagskrá fundarstjóra):
a) Árgjald. Lilja Ólafsdóttir (gjaldkeri BVFÍ og FAS) bar fram þá tillögu að árgjald í nýtt félag yrði 4.500 kr. á ári og greiddu stofnanir tvöfalt árgjald. Árgjaldið yrði innheimt í byrjun árs. Ásta Ásgeirsdóttir spurði hversu hátt árgjaldið hefði verið áður. Lilja svaraði því til að það hefði verið misjafnt en þeir sem hefðu verið félagar í öllum félögunum hefðu greitt um 5000 kr. á ári. Hafdís Dögg Hafsteinsdóttir benti á að 9.000 kr. væri nokkuð hátt árgjald fyrir litlar stofnanir. Því var svarað til að stofnanir gætu að sjálfsögðu sagt sig úr félaginu þætti gjaldið of hátt. Árgjaldið 4.500 kr. var samþykkt samhljóða.
b) Þóknun stjórnar. Gunnhildur Manfreðsdóttir bar fram tillögu um þóknun stjórnar fram til 1. aðalfundar í apríl:
Formaður: 50.000 kr.
Gjaldkeri: 30.000 kr.
Ritari: 30.000 kr.
Meðstjórnendur: 20.000 kr. hver.
Margrét Björnsdóttir spurði hvort þetta væri ekki nokkuð há upphæð fyrir félagið að greiða. Gunnhildur svaraði því til að mikil vinna væri fólgin í því að koma á fót nýju félagi og Þórdís T. Þórarinsdóttir tók undir það.
Tillagan um þóknun til stjórnar var samþykkt samhljóða.
c) Húsnæðismál. Gunnhildur Manfreðsdóttir bar fram þá tillögu að ný stjórn fengi umboð til þess að grípa til viðeigandi ráðstafana um kaup á auknum hlut í sameignarfélaginu Ásbrú vegna óvissu um skipan húsnæðismála í Lágmúla 7.
Tillagan var samþykkt samhljóða.
6. Kosning stjórnar. Uppstillingarnefnd, sem í sátu Anna Jensdóttir, Linda Wright og Sigþrúður Jónasdóttir, skilaði tillögum um stjórn nýs félags (sjá einnig fylgiskjal 4). Fundarstjóri las upp nöfn og voru eftirtaldir aðilar samþykktir í stjórn:.
Formaður, Þórdís T. Þórarinsdóttir -samþykkt með lófataki.
Varaformaður, Svava H. Friðgeirsdóttir – samþykkt með lófataki.
Gjaldkeri, Lilja Ólafsdóttir, og
meðstjórnendur, Hafdís Dögg Hafsteinsdóttir, Hólmfríður Tómasdóttir, Jenný K. Valberg og Þórhallur Þórhallsson, samþykkt með lófataki.
Varamenn, Inga Rún Ólafsdóttir og María Hrafnsdóttir – samþykkt með lófataki.
Hrafnhildur Hreinsdóttir spurði hvort ekki þyrfti að gera grein fyrir hverjir stjórnarmanna væru kosnir til styttri tíma í þessa fyrstu stjórn. Fundarstjóri svaraði því til að stjórnin myndi ákveða það.
7. Staðfesting á umboði fulltrúa. Fundarstjóri bar fram eftirfarandi tillögu um staðfestingu á umboði fulltrúa í nefndum og ráðum: Stofnfundur sameinaðs félags Bókavarðafélags Íslands ásamt aðildarfélögum (Félagi um almenningsbókasöfn og skólasöfn og Félagi rannsóknarbókavarða) og Félags bókasafnsfræðinga staðfestir hér með umboð allra þeirra sem sitja í nefndum og ráðum fyrir ofangreind félög í samræmi við núverandi kjörtímabil. Frá og með 1. janúar árið 2000 verða þeir fulltrúar nýja félagsins.
Tillagan var samþykkt samhljóða.
8. Heiti á félaginu. Formaður kjörnefndar, Inga Kristjánsdóttir, tilkynnti úrslit kosninganna um nýtt nafn á félagið. Þeim þremur sem áttu vinsælustu heitin í hverjum flokki voru veitt bókaverðlaun og voru það bækur sem Félag bókasafnsfræðinga hafði veitt viðurkenningu fyrir sem besta fræðibók ársins. Útgefendur höfðu gefið bækurnar og var þeim þakkað fyrir. Bækurnar voru Saga daganna, Hagskinna og Matarást.
Atkvæði um vefsetur eða netheiti á félagið féllu á eftirfarandi hátt:
Boklind.is 11 atkv.
Fagbok.is 12. atkv.
Exlibr.is 14 atkv.
Bokis.is 35 atkv.
Auðir seðlar voru 11 og einn ógildur.
Sigrún Davíðs átti tillöguna sem fest atkvæði fékk og hlaut Sögu daganna fyrir.
Atkvæði um undirheiti félagsins féllu á eftirfarandi hátt:
Upplýsinga- og bókasafnsfræðifélag Íslands 5 atkv.
Bókasafns- og upplýsingafræðifélag Íslands 8 atkv.
Félag upplýsinga- og bókasafnsfræða 11 atkv.
Bókavarðafélag Íslands 14 atkv.
Fagfélag starfsfólks bókasafna og upplýsingamiðstöðva 18 atkv.
Félag bókasafns- og upplýsingafræða 22 atkv.
Auðir seðlar voru fimm.
Tveir voru höfundar að heitinu sem fékk flest atkvæði og var dregið á milli umslaga með nöfnum þeirra áður en þau voru opnuð. Linda Wright var sá höfundurinn sem hlaut Hagskinnu.
Atkvæði um aðalheiti á félagið féllu á eftirfarandi hátt:
Kvasir 10 atkv.
Exlibris 12 atkv.
Völva 15 atkv.
Boklind 15 atkv.
Upplýsing 23 atkv.
Auðir seðlar voru 7 og ógildir 2
Bára Stefánsdóttir átti heitið sem fékk flest atkvæði og fékk bókina Matarást fyrir.
Heiti hins nýja félags (1. grein laganna) telst því samþykkt:
Upplýsing – félag bókasafns- og upplýsingafræða með vefsetrið Bokis.is.
10. Fundarstjóri gaf síðan nýkjörnum formanni, Þórdísi T. Þórarinsdóttur, orðið (sjá fylgiskjal 3). Þórdís þakkaði traustið sem henni hafði verið sýnt. Hún rakti aðdraganda að stofnun félagsins í stuttu máli. Hún sagðist m.a. hafa reynt að átta sig á því vinnuframlagi sem innt hefði verið af hendi þau tvö ár sem undirbúningsvinnan stóð og væru vinnufundirnir um 40 talsins. Hver þeirra hefði verið skipaður fimm manns að meðaltali og lengd fundartíma hefði verið 2-3 klst. Vinnuframlag milli funda var einnig verulegt. Þórdís sagði að framtíð og velferð félagsins ylti á félagslegum þroska félagsmanna. Við gætum ekki ætlast til að við fengjum meira frá félaginu en við legðum til þess. Hvatti Þórdís félagsmenn til þess að koma til stjórnar hugmyndum að verkefnum sem eflt gætu félagsmenn faglega og félagslega. Hún þakkaði að lokum fundarmönnum fyrir fundarsetuna og tilkynnti um boð menntamálaráðherra sem hófst strax að loknum fundinum sem Þórdís sleit kl. 17.05.
Flest sæti í fundarsal Norræna hússins voru skipuð, gestir líklega milli 80 og 90 en gestabók leiðir væntanlega í ljós nákvæma tölu fundarmanna.
Fylgiskjöl:
Fylgiskjal 1. Drög að lögum
Fylgiskjal 2. Ávarp formanns vinnuhópsins, Gunnhildar Manfreðsdóttur
Fylgiskjal 3. Ávarp nýkjörins formanns, Þórdísar T. Þórarinsdóttur
Fylgiskjal 4. Ný stjórn félagsins ásamt vinnustað og netfangi stjórnarmanna
Fylgiskjal 5. Dagskrá fundarstjóra
Fylgiskjal 6. Tillögur lagðar fyrir stofnfund til samþykktar
Fylgiskjal 7. Sýnishorn af atkvæðaseðlum um nafn á félagið
—
Eftirmáli:
Móttaka var í boði menntamálaráðherra milli kl. 17 og 19. Boðið var upp á léttar veitingar og vín. Fjórar ungar stúlkur léku sígilda tónlist á strengjahljóðfæri.
Menntamálaráðherra flutti stutt ávarp þar sem hann kom m.a. inn á breytingar samfara upplýsingatækninni, nýtt bókasafnskerfi fyrir landið allt og aðgang að rafrænum gagnasöfnum. Þórdís T. Þórarinsdóttir þakkaði ráðherra og drap í ávarpi sínu á nokkur sömu atriði og hann. Ráðherra og frú dvöldu í boðinu til kl. að verða 19 og ræddu við marga.
—
Skráð í Reykjavík 27. nóvember 1999.
Guðrún Pálsdóttir fundarritari
<